Personal Assistant Summer Club 2017

Наталья Малышева в выступлении «Где проходят границы обязанностей и нужно ли их устанавливать» рассказала о типичных ошибках, которые совершают супер-помощники: неумение сказать «нет», готовность взяться за любую работу, неумении планировать и даже выделять себе время на отдых. Основной проблемой является следствие этих ошибок - профессиональное выгорание

Наталья Беличенко рассказала о своем уникальном опыте становления корпоративным тренером через попытку расширить зону влияния ассистента.

Проблема: ассистенту через определенный срок работы надоедает привычный круг его обязанностей и становится непонятно, куда и как можно расти
Решение: взять на себя ведение дополнительного, интересного проекта.
На своем кейсе Наталья рассказала, как решила оформить корпоративные стандарты тайм-менеджмента в официально приемлемой форме, после чего стала проводить обучение по этой теме и таким образом стала корпоративным тренером.

Галина Баландина «Как отучить персонал бегать к руководителю по любому поводу»

Проблема: сотрудники отвлекают руководителя вопросами, которые могут решить самостоятельно

Решение: Руководитель обнаруживает проблему-команда находит решения, которые впоследствии превращаются в задачи. Для выполнения поставленных задач компания BlackStar использует принцип холократии и практику фасилитации.

Личный ассистент может быть модератором встреч руководителя с сотрудниками и партнерами. Цель – эффективный расход времени руководителя.

Татьяна Долякова рассказала об основных трендах рынка труда на 2017 год:

Воронка подбора ассистентов значительно сузилась, и теперь из 200 откликов на вакансию, на собеседовании оказывается 5 человек.
Значимость модельной внешности снижается, в то время как повышаются требования к технической грамотности сотрудника, играет значение даже то, на какой платформе его гаджеты.
Повышается уровень приемлемого возраста ассистента, большое значение играет срок работы на предыдущем месте: так как руководитель впускает ассистента в свою жизнь – важна преданность сотрудника, поэтому срок работы меньше 2,9 лет (в среднем) уже вызывает вопросы.

Вместе с Натальей Гущиной участники оценили все «За» и «Против» работы в режиме многозадачности, после чего получили от спикера инструменты сохранения продуктивности в этом непростом для психики режиме:

• Не рекомендуется выполнять хотя бы два дела одновременно, так как переключение между этими делами занимает значительное время (до 10 минут)
• Если перед вами стоит большая задача – полезно разбить ее на более мелкие, трезво оценив при этом свои временные ресурсы
• Проверять почту лучше не по мере звона уведомлений, а раз в 2 часа
• Верный друг ассистента – блокнот.

Наталья Кленина поделилась практическими тонкостями организации корпоративных мероприятий, среди которых особо отметила необходимость следующих шагов:

• организация команды в помощь ассистенту, лично проверить поставщиков и назначить ответственных,
• внимание к культурным особенностям гостей: кулинарные предпочтения, юмор, элементы интерьера,
• личный контроль ассистентом каждого этапа подготовки мероприятия.

Екатерина Рухлова начала свое выступление с требований к персональным ассистентам, которые со временем значительно повысились: стрессоустойчивость, активность, широкий кругозор и др.

Александрова Наталья в своем выступлении «Элементы коучинга в работе с руководителем» поделилась тремя инструментами: шкала, продвигающие вопросы, колесо компетенций. С их помощью, личные ассистенты могут легко и быстро осознавать потребности в текущем положении, фокусироваться на главном и решать проблемы не только свои, но так же, если потребуется, и руководителя.

Надежда Вишневская
«Делегирование»

Проблема: в ситуации, когда компания резко и быстро растет, на ассистента начинает падать количество задач, несоизмеримое с ресурсами.

Решение: разные виды делегирования. С точки зрения продолжительности, делегирование может быть либо временным, либо постоянным. С точки же зрения иерархии и структуры компании, делегировать задачи можно по вертикали, по горизонтали, а также, комбинировать эти виды делегирования. При этом важно предлагать руководителю делегирование сразу же, как только ассистент почувствовал несоответствие между количеством задач и ресурсами, а не терпеть.

Талина Венгржновская «Manage my boss»

Какими инструментами ассистент может влиять на решения руководителя, в т.ч. на решение о повышении собственной зарплаты?

Необходимо воздействовать не директивно, а через доверие, «управлять нельзя, можно договориться». Инструменты: наблюдение, контроль и отстройка невербальных сигналов, словарь «тайных слов» - положительных якорей руководителя, управление голосом в зависимости от нужного нам состояния.

Алексей Катаев «Как упростить рутинный труд»

Проблема: неэффективные затраты времени на избыточный документооборот, например, по точечным запросам сотрудников, неэффективные коммуникации.

Решение:
1) Создание единой базы знаний, которая включает ответы на часто задаваемые вопросы + набор самых необходимых знаний;

2) Внедрение технологии: оперативное информирование сотрудников –контроль получения документов – организация хранения и оперативного получения;

3) Использование готовых типовых форм документов.


Елена Сидорова «Функционал Power-point»

Проблема: некачественный вид презентаций, проблемы с версткой, отсутствует этикет, тратится много времени на создание презентаций

Решение:

1) На титульном слайде фиксируем количество слайдов и длительность выступления

2) Читаемость текста за счет крупного кегля (от 14) и контрастного с фоном цвета

3) Не удалять системные поля для заголовков и не двигать – так как на различных устройствах может поехать верстка

4) Вставить в презентацию текст из WORD: Выделить все, что нужно вставить – F4+сохранить – в презентации выбрать опцию «слайд из структуры документа Word» и вставить.